تحميل نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة نصائح تهمك عند كتابة خطاب رسمي

أهمية الخطاب الرسمي

يعتبر الخطاب واحد من أهم وسائل التواصل الاحترافية بين الناس؛ حيث يمتلك أهمية كبيرة في العمل والهيئات الرسمية، كذلك يعتبر وسيلة تواصل العاملين والموظفين في مكان ما مع المديرين.

كما يستخدم في حالة تواصل شركة حكومية مع شركة أخرى؛ حيث يوفر الخطاب الكثير من الجهد والوقت الذي يحتاج الشخص لبذله عند الذهاب إلى الجهة الحكومية التي يود التواصل معها.

كذلك يمكن استخدام الخطابات الرسمية في توثيق بعض الأمور الهامة والاحتفاظ بها، ويعلن به بعض الأمور في الخطابات التجارية.

نصائح عند كتابة الخطابات الرسمية

هناك بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها عند الحاجة إلى كتابة خطاب رسمي، وتتمثل هذه النصائح في :

• انتقاء الألفاظ؛ بحيث تكون صريحة ودقيقة.
• سرد المعلومات بشكل صادق، وترتيب الأفكار الواردة في الخطاب ترتيبًا منطقيًا.
• الالتزام بالموضوعية أثناء الكتابة، وتجنب استخدام الألفاظ التحسينية.
• عند الرد على أحد الخطابات السابقة، يجب على الكاتب أن يذكر تفاصيل الخطاب القديم من تاريخ ومضمون وخلافه.
• تجنب إظهار المشاعر أثناء الكتابة؛ حيث تتطلب الرسمية الالتزام بالمنطقية فقط.
• عدم الانتقال إلى العنصر التالي من الخطاب إلا عند الانتهاء بشكل كامل من العنصر الأول وذكر كافة تفاصيله.
• إرفاق كافة التوقيعات الرسمية والأختام في نهاية الخطاب.
• الحرص على استخدام علامات الترقيم في أماكنها الصحيحة.
• مراجعة الخطاب؛ حيث يجب أن يكون خاليًا تمامًا من الأخطاء النحوية والإملائية.
• استخدام الصيغة الرسمية لكتابة التاريخ 🙁 شهر/ يوم/ سنة).
• إضافة البيانات الخاصة بالمرسل إليه من عنوان ورقم الهاتف وغيره.

أنواع الخطابات الرسمية

يوجد أنواع مختلفة للخطابات الرسمية، أهمها :

الخطاب الإداري

يصدر هذا الخطاب من المدير الإداري إلى هيئة الموظفين والعمال؛ حيث يوضح المدير في هذا الخطاب الكثير من التفاصيل الخاصة بالتعليمات والقرارات المهمة.

الخطاب التجاري

هذا النوع من الخطابات خاص بالمؤسسات التجارية فقط؛ حيث يستخدم للإعلان عن أحد المنتجات الكبيرة بداخل المؤسسة التجارية، ويحتوي على الترويسة في الجزء العلوي.

تحتوي هذه الترويسة على كافة التفاصيل المتعلقة بالجهة الرسمية، مثل الاسم والنشاط التجاري والسجل التجاري والمكان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والشعار وبقية التفاصيل.

كتابة الخطاب الرسمي

في حالة كتابة خطاب رسمي يراد توجيهه إلى أحد الجهات الحكومية أو الخاصة يتطلب ذلك اتباع بعض الأمور المتعلقة بالشكل وطريقة الكتابة وخلافه.

نوع الخطاب الرسمي

مراعاة نوع الخطاب الرسمي من الأمور المهمة؛ حيث تتشابه كافة الخطابات الرسمية في الشكل الخارجي لها، بينما قد تجد مضمونها مختلف بعض الشيء بسبب وجود اختلافات جوهرية في نوعها.

يرجع هذا الاختلاف إلى وجود خطابات توجه من شخص إلى جهة حكومية بغرض الاستفسار عن أمر ما أو استكمال بعض الإجراءات أو حتى تقديم شكوى.

كذلك يوجد خطابات موجهة من الجهة الحكومية إلى فرد بعينه لإخباره بأمر ما؛ لذلك يجب تغيير صيغة الخطاب في هذه الحالة.

ومن أنواع الخطابات الأخرى أنواع تقدم من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى بغرض التواصل.

محتوى الخطاب الرسمي

يجب أن يقسم الخطاب إلى مجموعة من العناصر الواضحة والدقيقة؛ حيث من المهم أن يكون الغرض من الخطاب واضحًا أمام المرسل إليه.

صيغة الخطاب

يجب أن تبدأ الخطابات الرسمية بإلقاء السلام والتحية، ومن ثم توضيح الغرض من الخطاب بشكل واضخ وموجز.

الفئة المستهدفة من الخطاب

من المهم أن يعرف الملقي من هم الفئة المستهدفة من هذا الخطاب، حتى يتمكن من اختيار الكلمات والعبارات المناسبة لثقافتهم، ويعرف الطريقة المثلى لإقناعهم بفكرته من خلال دراسة عقليتهم بطريقة صحيحة.

تحديد موضوع الخطاب

عند كتابة خطاب ما، يجب أن تحدد الموضوع الذي تريد التحدث فيه في البداية؛ حيث من المهم أن تعمل على جذب انتباه المخاطب، سواء كان قارئًا أو مستمعًا.

كما يجب أن تتجنب اختيار كلمات قد تصيب الموجه إليه الخطاب بالملل والضيق أثناء القراءة أو الاستماع، وأن تكون كلماتك موجزة ومؤثرة في الوقت نفسه.

حاول أن تختار فكرة تبقى عالقة في أذهان المستمع أو القارئ لأطول فترة ممكنة؛ حيث يساعد ذلك في تحقيق الهدف الرئيسي من وراء خطابك، كما يترك بصمتك عند كثير من المهتمين بقراءة الخطابات أو الاستماع إليها.

شكل الخطاب الرسمي

يستخدم في الخطابات الرسمية ورق أصفر اللون أو أبيض، ولا توجد اختلافات كبيرة في شكل الخطابات بمختلف أنواعها، بل يتوجد اختلاف بسيط فقط في المضمون.

كذلك يجب أن يكون ورق الخطاب متضمنًا شعار الجهة الموجه لها، كما يكتب الخطاب على برنامج الوورد بخط ثابت في النوع والحجم؛ حيث يجب أن يكون حجمه 16 ونوعه ARIAL.

في حالة استخدام اليد في كتابة الخطاب يجب أن يستخدم القلم الأزرق، وأن يتم تجنب القلم الأسود تمامًا، ذلك حتى يكون التفريق بين الخطاب الأصلي والصورة أمرًا سهلًا.

يجب ألا يحتوي هذا الخطاب على الرسومات بمختلف أنواعها ولا على الصور، كما يجب أن يتجنب الكاتب وضع إطار على الخطاب، والحرص على أن يظهر الخطاب بشكل منمق عن طريق ترك مسافات كافية أثناء الكتابة.

نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة

يمكن الالتزام ببعض النماذج الجاهزة للخطابات الرسمية مثل الآتي :

نموذج خطاب رسمي لشركة

تحميل نموذج خطاب رسمي جاهز PDF و word

الخطاب الرسمي لا بد أن يتوافر به بعض الشروط المهمة التي تجعله يليق بالجهة المرسل إليها، خاصًة في حالة إرساله إلى وزارة ما أو جهة كبيرة؛ لذلك غالبًا يبحث الناس عن بعض النماذج الجاهزة للاستعانة بها.

نموذج خطاب شكوى رسمي

نموذج خطاب رسمي للجامعة

نموذج خطاب رسمي لمدير المدرسة

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

نموذج خطاب اعتذار رسمي

صيغة خطاب رسمي لوزير

في حالة الرغبة في توجيه الخطاب لوزير ما في المملكة، يمكنك استخدام الصيغة التالية :

نموذج خطاب رسمي للبنك

خطاب رسمي إلى من يهمه الأمر

قد يحتاج بعض الأشخاص إلى إرسال بعض الخطابات لجهات حكومية غير محددة؛ حيث يهتمون بمخاطبة من يهمه الأمر بشكل عام، وفي هذه الحالة يمكنهم الاستعانة بالنموذج التالي :

نموذج خطاب توصية جاهز

هناك بعض الحالات التي يرغب فيها أحد الموظفين في مكان ما بكتابة خطاب توصية بأحد الزملاء السابقين يفيد بأحقيتهم في الحصول على منصب محدد، في هذه الحالة يجب أن يتضمن الخطاب العناصر التالية :

• طبيعة العلاقة بينك وبين من كتبت له خطاب التوصية.
• الغرض الرئيسي من الخطاب.
• نقاط القوة المرتبطة بالعمل لدى المرشح، مثل شبكة الاتصالات القوية وغيرها.
• صفات لشخصية المرشح تزيد من فرصة حصوله على الوظيفة؛ مثل القيادية والقوة وسرعة اتخاذ القرارات وغيرها.
• خبرات المرشح السابقة، سواء كانت في التعليم أو في عمل سابق.
• إقرار منك بأن هذا المرشح مناسبًا للمركز المحدد.

نموذج خطاب رسمي مرجعي

يجب أن يكتب الخطاب المرجعي في أكثر من فقرتين، مع الحرص على ألا يزيد عن صفحة واحدة، ويعد الخطاب المرجعي نوعًا من أنواع خطابات التوصية، لكنه يركز أكثر على مهارات الشخص في الوظائف السابقة وما كان بإمكانه أن يفعل، ولا بد من أن يتضمن بعض النقاط التي تكتب على هيئة أسئلة مثل :

• ماذا أحتاج لأعرف عن الشركة والمنصب الذي أرغب في الحصول عليه؟.
• هل من المهم أن أعرض خبرتي عن طريق عرض مشروع سابق قد قمت بتنفيذه بالفعل؟.
• من الذي سيتسلم رسالتي؟ وما هي المعلومات الكافية التي يجب أن أعرفها عنه؟.
• لماذا طلبت مني الشركة الكتابة عن رؤساء العمل السابقين، وهل لهذا علاقة بالعمل؟.
• كما يمكن للموظف إضافة كافة الأسئلة التي يريد الاستفسار عنها.

نموذج خطاب انتهاء العقد

تكون عملية كتابة خطاب لإبلاغ الموظف بانتهاء العقد من الأمور الصعبة التي تمر على المديرين، سواء كان السبب وراء كتابة الخطاب هو تسريح العمال أو ضعف الأداء الوظيفي للموظف.

لكن يظل الخطاب الرسمي لانتهاء عقد العمل من الأمور المهمة؛ حيث يحمي المدير والشركة من التعرض للمسائلات القانونية في المستقبل، كما يساعد المدير على أن يكون واضحًا ومباشرًا مع الموظف.

وهناك بعض الأمور الأساسية التي يجب تضمينها في خطاب العمل، وتتمثل هذه الأمور في :

• تاريخ الخطاب، وكذلك تاريخ الإنهاء، على أن يكون ساريًا.
• اسم الشخص الذي تريد أن يصله خطاب انتهاء العقد، واسم المدير أو الشخص المسؤول عن هذا الإنهاء أيًا كان.
• السبب الرئيسي وراء إنهاء خدمة هذا الموظف وتوضيحه جيدًا، حتى وإن كان تسريحًا للموظفين.
• في حالة وجود سبب متعلق بالموظف، اذكر هذا السبب بالتفصيل.
• ذكر ممتلكات الشركة التي يجب على الموظف إعادتها بمجرد انتهاء خدمته.
• كذلك ذكر موعد إعادة هذه الممتلكات؛ حيث يجب على الموظف إرجاعها بمجرد حصوله على آخر راتب له.
• بعض المعلومات الأخرى، مثل ما يتعلق بالأمور الصحية.

ما الذي يجب تضمينه في صيغة الخطابات الرسمية

يجب أن تجعل الغرض من الخطاب الخاص بك مكتوبًا بطريقة موجزًا، على أن يتضمن الآتي :

• يجب أن تكون العبارات المختارة تساعد من يقرأها على الوصول إلى الهدف من الخطاب مباشرًة وفهم الغرض منه، مع تجنب الكلمات التي ليس لها داع.
• إنشاء حالة مقنعة في حالة الرغبة في إقناع الجهة المرسل إليها بأمر ما، سواء بشأن الاستثمار أو الشراكة أو إصلاح بعض المشكلات.
• مثال على ذلك، إن كنت ترغب في إقناع القارئ بالمشاركة معك في إحدى الأعمال الخيرية، يجب أن تقدمه له ما يقنعه بأن مساعدتك ستعود بالنفع عليه.

أقسام نموذج خطاب العمل

يجب أن يكون خطاب العمل مقسمًا بالطريقة الصحيحة، ليحتوي على البيانات التالية :

معلومات الاتصال بك المتمثلة في:

• اسمك.
• المسمى الوظيفي.
• شركتك.
• عنوانك.
• المدينة.
• رمز الولاية البريدي.
• رقم الهاتف.
• عنوان البريد الإلكتروني.
• التاريخ.

معلومات المستلم المتمثلة في:

• اسمه.
• عنوانه.
• عنوان الشركة.
• المدينة.
• الرمز البريدي.

التحية

عبارات مختلفة للتحية مثل :

• عزيزي المدير.
• تحية عطرة.
• تحية طيبة.
• محتوى الخطاب.
• مكتوبًا بطريقة ملائمة لنصائح كتابة الخطاب الرسمي.

توقيعك

اكتب التوقيع الخاص بك في نهاية الخطاب بالأسفل.

كيفية إلقاء الخطاب الرسمي

هناك بعض النصائح التي يجب اتباعها عند الحاجة إلى إلقاء خطاب رسمي، وتتلخص هذه النصائح في النقاط التالية :

اختيار الملابس المريحة والمناسبة

من المهم جدًا أن يختار الملقي الملابس الملائمة لإلقاء الخطاب؛ حيث تترك الملابس انطباعًا مبدئيًا عند الجمهور؛ لذلك يجب الحرص على اختيارها متناسبة مع الجمهور الذي تخاطبه.

الوقوف بطريقة عفوية

يصاب الكثير من الناس بنوبات توتر عند إلقاء الخطابات الرسمية، ولا يكونوا على دراية بطريقة تساعدهم في التخلص من هذا الشعور، وينصح في هذه الحالات أن يكون الشخص عفويًا وعلى طبيعته.

ذلك لأن التصنع قد يزيد من إحساسه بالتوتر، سواء كان هذا التصنع ظاهرًا على طريقة وقوف الملقي أو طريقة حديثه؛ لذلك من المهم أن يحاول الشخص أن يبقى على طبيعته قدر الإمكان، ويتجنب الوقوع في الكثير من الأخطاء في الوقت ذاته.

كذلك يجب ألا يقلق الملقي في حالة الوقوع في خطأ أو اثنين، فعادةً لا يلتفت الجمهور إلى العدد البسيط من الأخطاء، ولا يتذكره بعد انتهاء الخطاب.

محاولة الظهور بمظهر ممتلئ بالثقة في النفس؛ حيث تنعكس هذه الصورة إلى الجمهور بمجرد شعور صاحبها بها.

الحرص على إيصال المعلومة

قد يتعرض بعض المخاطبين في أوقات ما إلى الوقوع في خطأ إلقاء المعلومة فقط مع عدم الاهتمام بإيصالها بالطريقة الصحيحة، مما يفسد الغرض الرئيسي من الخطاب، وهو إيصال فكرة ما لجمع من الناس.

لذلك يجب أن يحرص الملقي في بداية الأمر على أن يكون الخطاب مكتوبًا بطريقة تساعد في إيصال الفكرة لمن يقرأه أو يسمعه.

تجنب القراءة

يجب على الملقي أن يتجنب القراءة من الورق، ولا يعتمد عليها بشكل كامل؛ حيث من المهم أن يكون ملمًا بكل عناصر القضية التي يتحدث فيها وفاهم لأحداثها، حتى يتمكن من إيصالها للمستمعين.

وعلى الرغم من ذلك، يمكن للملقي الرجوع للورق بين الحين والآخر، حتى يذكره ببعض النقاط المهمة، او عندما يحتاج إلى قراءة بعض الملحوظات المحددة.

تشويق الحضور

يؤثر تحمس الخاطب على الجمهور بشكل إيجابي، فيجعله مقبلًا على الاستماع إلى الفكرة ومتحمسًا لها؛ لذلك من المهم أن يهتم الخاطب بإظهار هذا الحماس ومشاركته للجمهور.

هناك بعض الأمور التي يمكن اتباعها أثناء إلقاء الخطاب لجذب انتباه الجمهور وتشويقهم إلى الفكرة، وتتمثل هذه الأمور في :

• الحديث عن جميع الفقرات التي سيعرضها الخاطب أثناء إلقاء خطابه، وتنبيه الجمهور عند انتهاء فقرة محددة والبدء في الانتقال إلى الفقرة التي تليها.
• أن تكون بداية إلقاء الخطاب هادئة، تبين مدى تمكن الخاطب واستعداده لمشاركة الجمهور هذا الخطاب، مما يزيد من حماسهم، ويجعلهم يهتمون بالاستماع إلى الخاطب.
• استخدام الجمل الذكية والإبداعية للختام، حتى يتمكن الخاطب من إشعال فكر الجمهور وعقله وتحميسه لتطبيق الفكرة المتحدث عنها، ويكون ذلك باستخدام الجمل الحماسية أو حتى المضحكة.
• استخدام الصوت الواضح المرتفع اثناء إلقاء الخطاب، حتى يسمعك جميع الحضور في آن واحد، ولا يشعروا بالملل أثناء الحديث.

دعم الخطاب ببعض الوسائل المرئية

الوسائل المرئية تساعد في زيادة سرعة وصول الفكرة للجمهور، كما تساعدهم على التعمق فيها والتركيز أثناء الخطاب؛ حيث يتم ذلك من خلال عرض الخرائط في الأمور المتعلقة بالبلاد والجغرافيا أو حتى عرض الأرقام عند الحديث عن إحصائية ما.

ويمكنك ربط الفكرة التي تتحدث عنها بأي وسيلة مرئية أخرى بالطريقة التي تجدها صحيحة.

طلب رأي الجمهور

التحدث إلى الجماهير ليس أمرًا سهلًا بالمرة؛ حيث يتطلب الكثير من المراس والتدريب على الإلقاء لفترات طويلة، كما يتطلب من الملقي محاولة إزالة الحاجز بينه وبين الإلقاء والتقليل من التوتر الذي يشعر به.

وتعد فكرة أخذ رأي الجمهور في الخطاب من الأمور التي تمتلك تأثيرًا إيجابيًا على من يخطب لهم؛ حيث تساعده في وضع يده على جميع نقاط القوة والضعف التي يمتلكها، ويساعده رأيهم بالسلب في التحسين من القصور والسلبيات التي ارتكبها.

بالتالي يتحسن أداء الملقي بعد كل خطاب عند الاستماع إلى رأي الجمهور وتنفيذه في المرة التي تليها، ويصبح متمكنًا من إلقاء الخطابات بأفضل طريقة ممكنة.